case ◇ klantportaal voor elite klimaat groep
een portaal waarin klanten zichzelf plannen
Van eerste schets tot mijn.eliteklimaat.nl in één maand: een klantportaal dat afspraken voorstelt wanneer de servicebus toch al in de buurt rijdt.
- klant
- Elite Klimaat Groep, klimaatinstallaties
- rol
- ontwerp, bouw en beheer, één bouwer
- aanpak
- eigen portaal op de bestaande CRM-omgeving
- bouwtijd
- 1 maand van start tot live
- status
- live op mijn.eliteklimaat.nl
de opdracht
Elite Klimaat installeert en onderhoudt klimaatinstallaties. Elke afspraak liep via de telefoon: de klant belt, de planner zoekt, iemand belt terug. Dat kost de binnendienst uren en de klant zijn geduld.
De vraag was niet een portaal om het portaal. De vraag was: laat klanten zichzelf helpen zonder de planning te breken die er al ligt. De bestaande CRM-omgeving bleef leidend; het portaal moest erop aansluiten, niet ernaast gaan leven.
de boekflow
De kern van het portaal in dertien seconden. De klant kiest uit drie voorstellen die de routelogica al slim vond, en boekt met één klik. De voorstellen vallen op momenten dat de monteur toch al in de regio is; elke boeking is er een die de planner niet meer hoeft te puzzelen.
de schermen
Vier schermen dragen het hele portaal: dashboard, onderhoud, storing en documenten. Geen handleiding nodig, ook niet voor wie weinig met computers heeft.
onder de motorkap
Het portaal is bewust dun: een veilige laag boven wat er al stond. Boekingen landen direct in monday CRM, de routelogica leest de agenda en rekent uit welke momenten slim zijn, en het portaal toont alleen wat de klant nodig heeft.
Daarom was dit geen traject van een jaar. Er is geen tweede waarheid bijgebouwd; het CRM bleef de bron en het portaal is er de nette voordeur van.
het resultaat
Binnen een maand van start naar live, voor minder dan vijfduizend euro. Sindsdien plannen klanten zichzelf in, op momenten die de route al goed uitkomen.
vroegerBellen tijdens kantooruren en wachten op de planner.
nuDrie voorstellen, één klik, bevestigd.
vroegerMapje mails, mapje facturen, en bellen voor de rest.
nuAlles op één scherm, ook buiten kantoortijd.
vroegerWachtrij, keuzemenu, en het verhaal twee keer doen.
nuGemeld met foto's, direct bij de planners.
vroegerVerzetten kostte twee telefoontjes.
nuVerzetten kost twee klikken.
Tico heeft ons echt uit de brand geholpen. Hij heeft ons IT-landschap geprofessionaliseerd en een stuk robuuster gemaakt, in z'n eentje en snel. Als er iets is, staat hij klaar, 's ochtends of 's avonds. En hij traint ons om onderhoud zelf te doen, zodat we minder van hem afhankelijk zijn.